Abrechnungsstelle oder selbst abrechnen? Aufwand, Kosten und Risiken im Vergleich
Irgendwann stellt sich jede Heilpraktikerpraxis die Frage: Weiter selbst abrechnen oder die Rechnungen an eine privatärztliche Abrechnungsstelle geben? Beide Wege haben ihre Berechtigung. Die Antwort hängt weniger von der Praxisgröße ab als davon, wo die eigene Zeit und das eigene Risiko liegen sollen.
Was eine Abrechnungsstelle übernimmt
Die Praxis übermittelt die Abrechnungsdaten — meist als PAD-Datei — und die Abrechnungsstelle erstellt die Rechnung, versendet sie, überwacht den Zahlungseingang, mahnt bei Bedarf und zahlt den Betrag an die Praxis aus. Je nach Vertrag übernimmt sie auch das Ausfallrisiko: Die Praxis bekommt ihr Geld, selbst wenn der Patient nicht zahlt. Dafür fällt eine Gebühr an, die sich üblicherweise als Prozentsatz des Rechnungsbetrags bemisst und mit Umsatz und Leistungsumfang variiert.
Grundlagen: Was ist eine PAD-Datei?
Was Selbstabrechnung bedeutet
Die Praxis schreibt die Rechnung selbst, verschickt sie, behält die Zahlungseingänge im Blick und mahnt bei Verzug. Sie behält den vollen Rechnungsbetrag und den direkten Kontakt zum Patienten — aber auch die gesamte Arbeit und das Ausfallrisiko. Der entscheidende Faktor ist die Zeit: Wer pro Rechnung eine Viertelstunde für Ziffernsuche, Begründungen und Layout braucht, hat bei 30 Rechnungen pro Woche einen ganzen Arbeitstag mit Verwaltung verbracht.
Die Gegenüberstellung
- Kosten: Abrechnungsstelle — laufende Gebühr vom Umsatz. Selbst — Software oder eigene Zeit.
- Zeitaufwand: Abrechnungsstelle — Datenerfassung bleibt bei der Praxis, der Rest entfällt. Selbst — alles bleibt bei der Praxis.
- Ausfallrisiko: Abrechnungsstelle — je nach Vertrag übernommen. Selbst — bei der Praxis.
- Patientenbeziehung: Abrechnungsstelle — Mahnungen kommen von Dritten, was manche Patienten irritiert. Selbst — alles aus einer Hand.
- Fachliche Qualität der Rechnung: In beiden Fällen bei der Praxis — die Abrechnungsstelle stellt aus, was sie bekommt. Ziffern, Begründungen und Diagnosen liefert die Praxis.
Der häufigste Irrtum
Viele Praxen erwarten von der Abrechnungsstelle, dass sie die Abrechnung fachlich optimiert — also fehlende Ziffern ergänzt oder Begründungen formuliert. Das tut sie in der Regel nicht. Sie verarbeitet die gelieferten Daten. Wer zu wenig ansetzt, bekommt auch über die Abrechnungsstelle zu wenig. Die Erstattungsqualität entsteht in der Praxis, bevor die Daten das Haus verlassen.
Der Mittelweg
In der Praxis hat sich oft eine Kombination bewährt: Die Praxis erfasst Behandlung, Diagnosen, Ziffern und Begründungen strukturiert in einer Software, die daraus wahlweise die eigene PDF-Rechnung oder die PAD-Datei für die Abrechnungsstelle erzeugt. So bleibt die fachliche Kontrolle in der Praxis, und die Entscheidung „selbst oder Abrechnungsstelle" kann je nach Patient, Rechnungshöhe oder Praxisphase getroffen werden — ohne den Arbeitsablauf zu ändern.