Was ist eine PAD-Datei? Wie Heilpraktiker bei Abrechnungsstellen einreichen

Wer seine Rechnungen nicht selbst verschickt, sondern über eine privatärztliche Abrechnungsstelle abwickeln lässt, begegnet irgendwann dem Begriff „PAD-Datei". Für viele Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker ist das eine Blackbox: Die Software erzeugt sie, die Abrechnungsstelle nimmt sie an — oder eben nicht. Dieser Beitrag erklärt, was in einer PAD-Datei steckt, warum sie so empfindlich ist und worauf Sie beim Softwarewechsel achten sollten.

Was eine Abrechnungsstelle eigentlich macht

Eine privatärztliche Abrechnungsstelle — oft als PVS oder Verrechnungsstelle bezeichnet — übernimmt für die Praxis das, was nach der Behandlung kommt: Sie erstellt die Rechnung an den Patienten, verschickt sie, überwacht den Zahlungseingang, mahnt und beantwortet Rückfragen. Die Praxis liefert dafür die Abrechnungsdaten und erhält das Honorar, abzüglich einer Gebühr.

Für Praxen mit vielen Rechnungen ist das eine erhebliche Entlastung. Voraussetzung ist allerdings, dass die Daten in einer Form ankommen, die die Abrechnungsstelle maschinell verarbeiten kann. Genau dafür gibt es das PAD-Format.

PAD: ein Format aus einer anderen Zeit

PAD steht für „Privatärztliche Abrechnungsdaten" und ist eine Schnittstellenbeschreibung, die vom Verband der Privatärztlichen Verrechnungsstellen entwickelt wurde. Das Format ist alt — und das merkt man ihm an. Es stammt aus einer Zeit, in der Daten auf Disketten übergeben wurden, und es hat sich seitdem in seiner Grundstruktur kaum verändert. Gerade deshalb funktioniert es bis heute zuverlässig, denn jede Abrechnungsstelle kennt es.

Die Struktur ist streng:

• Jede Zeile hat exakt 128 Zeichen. Nicht 127, nicht 129. Es gibt keine Zeilenumbrüche im üblichen Sinn — die Datei ist ein durchgehender Datenstrom, der alle 128 Zeichen einen neuen Satz beginnt.
• Jeder Satz hat eine Satzart. Ein Vorsatz eröffnet die Datei, dann folgen je Rechnung Sätze für Rechnungskopf, Rechnungsempfänger, behandelte Person, Gebührensatz, Diagnosen, die einzelnen Leistungspositionen und die Rechnungssumme. Ein Nachsatz schließt die Datei ab.
• Jedes Feld hat eine feste Position. Der Betrag einer Leistung steht nicht „irgendwo in der Zeile", sondern an einer definierten Stelle mit definierter Länge. Zahlenfelder werden mit Nullen aufgefüllt, Textfelder mit Leerzeichen.
• Die Zeichenkodierung ist historisch. Umlaute werden nicht wie auf einer heutigen Webseite kodiert, sondern in einem Zeichensatz aus der DOS-Zeit. Ein „ü", das in der falschen Kodierung ankommt, macht die Zeile länger als 128 Zeichen — und damit die gesamte Datei unlesbar.

Das erklärt, warum PAD-Dateien so empfindlich sind: Ein einziges falsches Zeichen verschiebt alle nachfolgenden Felder.

Was in der Datei steht — und was nicht

Eine PAD-Datei enthält alles, was die Abrechnungsstelle braucht, um die Rechnung an den Patienten zu erstellen:

• Praxis- und Mitgliedsnummer bei der Abrechnungsstelle
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Rechnungsempfänger und behandelte Person (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht)
• den verwendeten Gebührensatz
• Diagnosen, je Behandlungstag
• jede Leistungsposition mit Datum, Ziffer, Bezeichnung, Anzahl, Einzel- und Gesamtbetrag
• Begründungen, jeweils der Leistung zugeordnet, bei der sie stehen
• die Rechnungssumme

Nicht enthalten sind Dinge, die nur auf der PDF-Rechnung an den Patienten eine Rolle spielen: Briefkopf, Logo, Dankestext, Zahlungshinweise. Die Abrechnungsstelle gestaltet die Rechnung nach ihren eigenen Vorgaben.

Zwei Details, die in der Praxis regelmäßig für Ablehnungen sorgen:

Mengenangaben. Bei einer dreimal erbrachten Leistung erwartet das Format die Anzahl in einem eigenen Feld sowie Einzel- und Gesamtbetrag in zwei getrennten Feldern. Software, die nur einen Betrag überträgt, liefert eine formal gültige, aber inhaltlich falsche Datei.

Lange Texte. Bezeichnungen und Begründungen, die nicht in ein Feld passen, werden über Folgezeilen fortgesetzt — mit einem festen Umbruch, ohne Ziffer und ohne Betrag in der Folgezeile. Wer Texte einfach abschneidet, verliert Inhalt; wer sie falsch umbricht, produziert Zeilen, die die Abrechnungsstelle nicht zuordnen kann.

Grundlagen: Die GebüH verständlich erklärt

Warum die Datei zurückkommt

Wenn eine Abrechnungsstelle eine Datei ablehnt, liegt es fast immer an einem von vier Gründen:

1. Strukturfehler. Eine Zeile ist nicht 128 Zeichen lang, meist wegen der Zeichenkodierung.
2. Pflichtfelder fehlen. Geburtsdatum, Anschrift oder Geschlecht der behandelten Person sind leer. Das Format verlangt sie; ohne sie kann die Abrechnungsstelle den Patienten nicht anlegen.
3. Summen stimmen nicht. Die Rechnungssumme im Summensatz muss der Summe der Einzelpositionen entsprechen — auf den Cent.
4. Mitgliedsnummer oder Gebührensatz-Kennung fehlt oder ist falsch. Beides muss der Abrechnungsstelle bekannt sein.

Die gute Nachricht: Alle vier Fehler sind Softwarefehler, keine fachlichen. Eine Software, die das Format korrekt beherrscht, macht sie nicht.

Worauf Sie beim Softwarewechsel achten sollten

Die entscheidende Frage an jeden Anbieter ist nicht „Können Sie PAD exportieren?" — das behauptet jeder. Die Frage lautet: „Wurde Ihre PAD-Datei bei einer Abrechnungsstelle nachweislich angenommen?"

Der Unterschied ist erheblich. Eine PAD-Datei kann formal der Schnittstellenbeschreibung entsprechen und trotzdem an Details scheitern, die nur die Praxis zeigt: an Feldern, die eine bestimmte Abrechnungsstelle anders erwartet, an Konventionen bei Diagnosezeilen, an der Behandlung von Begründungen. Verlässlich ist eine Software erst, wenn ihre Datei gegen real abgerechnete Fälle geprüft wurde und bei einer Abrechnungsstelle durchgelaufen ist.

Drei praktische Prüfschritte vor der Umstellung:

1. Testdatei erzeugen mit einer realistischen Rechnung: zwei Behandlungstage, eine mehrfach erbrachte Leistung, eine lange Bezeichnung, eine Begründung, ein Patient mit Umlaut im Namen.
2. Bei der Abrechnungsstelle als Test einreichen und um Rückmeldung bitten. Die meisten Abrechnungsstellen machen das unkompliziert.
3. Erst danach umstellen. Nicht mitten im Quartal, nicht mit dem Bestand.

Fazit

Die PAD-Datei ist der unsichtbare Teil der Abrechnung — und der, an dem am meisten hängt. Wer versteht, wie streng das Format ist, versteht auch, warum „kann PAD" allein kein Qualitätsmerkmal ist. Der Nachweis, dass die Datei in der Praxis angenommen wurde, ist es.