Rechnung an Privatpatienten: Was auf der Heilpraktiker-Rechnung stehen muss

Eine Heilpraktikerrechnung muss zwei Adressaten gleichzeitig zufriedenstellen: den Patienten, der sie bezahlt und zur Erstattung einreicht — und das Finanzamt, für das sie ein Buchungsbeleg ist. Beide stellen Anforderungen, und beide reagieren empfindlich auf Lücken. Dieser Beitrag geht die Pflichtangaben der Reihe nach durch, erklärt die typischen Fallstricke und zeigt, was über die Pflicht hinaus sinnvoll ist.

Zwei Regelwerke, eine Rechnung

Die Anforderungen an eine Rechnung kommen aus zwei Richtungen:

Das Umsatzsteuerrecht legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als ordnungsgemäß gilt. Das gilt auch dann, wenn die Leistung — wie die Heilbehandlung — von der Umsatzsteuer befreit ist. Die Befreiung ändert nichts an der Pflicht zur ordentlichen Rechnung; sie fügt sogar eine Angabe hinzu.

Die Erstattungspraxis der privaten Krankenversicherungen und Beihilfestellen verlangt darüber hinaus Angaben, die für die Prüfung der Leistung nötig sind: Diagnosen, Behandlungsdaten, Gebührenziffern, Begründungen. Sie sind gesetzlich keine Rechnungsbestandteile, ohne sie gibt es aber keine Erstattung.

Eine gute Heilpraktikerrechnung erfüllt beides auf einem Blatt.

Die Pflichtangaben im Einzelnen

1. Vollständige Angaben zur Praxis

Name und Anschrift der Praxis beziehungsweise der behandelnden Person, so wie sie beim Finanzamt geführt wird. Bei Einzelpraxen ist das der Name des Heilpraktikers, gegebenenfalls mit Praxisbezeichnung.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Eine von beiden gehört auf jede Rechnung — auch bei umsatzsteuerfreien Leistungen. Das wird in Heilpraktikerpraxen häufig vergessen, weil „ohne Umsatzsteuer" fälschlich mit „ohne Steuernummer" gleichgesetzt wird.

3. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Bei Erwachsenen der Patient selbst. Bei Kindern oder bei abweichender Versicherung der Hauptversicherte — dann steht die behandelte Person zusätzlich als solche auf der Rechnung. Die Erstattungsstelle muss erkennen können, wer behandelt wurde und wer die Rechnung bezahlt.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde — nicht das Behandlungsdatum. Beide gehören auf die Rechnung, an unterschiedlichen Stellen.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine eindeutige, einmalig vergebene Nummer. Sie muss nicht bei 1 beginnen und darf einen Präfix tragen, aber sie muss fortlaufend und lückenlos nachvollziehbar sein. Lücken oder Doppelungen sind der klassische Prüfungsanlass bei einer Betriebsprüfung. Wer mehrere Nummernkreise führt, muss das dokumentieren können.

6. Art und Umfang der Leistung

Für das Finanzamt reicht eine handelsübliche Bezeichnung; für die Erstattung muss es konkreter sein: Gebührenziffer nach GebüH, Bezeichnung der Leistung, Anzahl, Einzelbetrag und Gesamtbetrag je Position. Eine Rechnung, die nur „Behandlung, 120 €" ausweist, wird von keiner Erstattungsstelle akzeptiert.

7. Zeitpunkt der Leistung

Das Behandlungsdatum — bei mehreren Terminen je Termin. Bei einer Behandlungsserie auf einer Rechnung gehört zu jedem Tag die Angabe, was an diesem Tag erbracht wurde.

8. Entgelt

Der Gesamtbetrag der Rechnung, bei mehreren Tagen sinnvollerweise mit Tagessummen.

9. Hinweis auf die Steuerbefreiung

Weil Heilbehandlungen von der Umsatzsteuer befreit sind, wird keine Steuer ausgewiesen — und genau das muss auf der Rechnung stehen. Üblich ist ein Satz wie: „Umsatzsteuerfreie Leistung nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG." Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung formal unvollständig.

Was die Erstattung zusätzlich braucht

Diagnosen

Sie tragen die gesamte Rechnung. Ohne nachvollziehbare Diagnose kann kein Kostenträger beurteilen, ob die Leistung angemessen war. Üblich sind ICD-10-Codes mit Klartext, bei mehrtägigen Rechnungen dem jeweiligen Tag zugeordnet. Viele Abrechnungsstellen erwarten zusätzlich eine allgemeine Zeile mit dem Vermerk der medizinisch notwendigen Heilbehandlung.

Begründungen

Bei Leistungen, die eine Qualifikation voraussetzen, bei Mehrfachansatz und bei Methoden außerhalb der überwiegend anerkannten Schulmedizin gehört eine Erläuterung zur jeweiligen Position. Ein pauschaler Satz am Ende der Rechnung reicht nicht, wenn unklar bleibt, worauf er sich bezieht.

Gebührensatz

Die Angabe, nach welchem Satz der GebüH abgerechnet wurde, hilft der Erstattungsstelle bei der Zuordnung und vermeidet Rückfragen — vor allem bei Beihilfeberechtigten.

Ausführlich: Die fünf häufigsten Abrechnungsfehler

Sinnvoll, aber keine Pflicht

Zahlungsziel. Gesetzlich nicht vorgeschrieben; ohne Angabe gilt eine Rechnung dreißig Tage nach Zugang als fällig. Ein ausdrückliches Ziel („zahlbar bis …") schafft Klarheit und ist Voraussetzung für ein sauberes Mahnverfahren.

Bankverbindung. Ohne sie kann niemand überweisen. Gehört auf jede Rechnung, ist aber keine gesetzliche Pflichtangabe.

Hinweis zur Erstattung. Ein kurzer Satz, dass die Rechnung zur Vorlage bei der privaten Krankenversicherung oder Beihilfe geeignet ist, erspart Nachfragen von Patienten.

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen: Angaben zum Empfänger, Steuernummer und Rechnungsnummer dürfen entfallen. Für Heilpraktikerrechnungen ist das in der Praxis irrelevant — die Erstattungsstelle verlangt diese Angaben ohnehin. Verlassen Sie sich nicht auf die Vereinfachung.

Aufbewahrung

Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Die Frist für Buchungsbelege wurde zuletzt gesetzlich verkürzt; unabhängig davon gilt für die Behandlungsdokumentation nach dem Patientenrechtegesetz eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung. Da die Rechnung Teil der Behandlungsakte ist, ist es sinnvoll, sich an der längeren Frist zu orientieren. Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, wenn die Unveränderbarkeit gewährleistet ist.

Die häufigsten Lücken in der Praxis

1. Fehlende Steuernummer — weil „steuerfrei" mit „keine Steuernummer nötig" verwechselt wird.
2. Fehlender Hinweis auf die Steuerbefreiung.
3. Rechnungsnummern mit Lücken, weil Rechnungen gelöscht statt storniert wurden.
4. Behandlungsdatum und Rechnungsdatum verwechselt oder nur eines von beiden angegeben.
5. Leistungen ohne Gebührenziffer oder ohne Anzahl bei Mehrfachansatz.

Keine dieser Lücken ist dramatisch, wenn sie einmal vorkommt. Systematisch sind sie ein Problem — für die Erstattung der Patienten und bei der nächsten Betriebsprüfung.

Fazit

Eine Heilpraktikerrechnung ist Steuerbeleg und Erstattungsgrundlage zugleich. Wer die neun Pflichtangaben und die drei Erstattungsangaben konsequent auf jeder Rechnung führt, ist auf beiden Seiten abgesichert. Am einfachsten gelingt das, wenn die Angaben nicht bei jeder Rechnung neu zusammengesucht werden, sondern die Praxisdaten einmal hinterlegt sind und der Nummernkreis automatisch läuft.