Die fünf häufigsten Abrechnungsfehler in der Heilpraktikerpraxis — und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Rückfragen von Erstattungsstellen entstehen nicht durch falsche Behandlungen, sondern durch Rechnungen, die das Richtige unvollständig oder unklar darstellen. Das Ärgerliche daran: Fast alle dieser Fehler sind vermeidbar, und die meisten kosten die Praxis am Ende Geld — entweder, weil erbrachte Leistungen gar nicht erst abgerechnet werden, oder weil der Patient die Erstattung nicht bekommt und beim nächsten Mal zögert.

Dieser Beitrag beruht auf der Auswertung mehrerer hundert real abgerechneter Fälle aus einer Heilpraktikerpraxis mit Schwerpunkt Osteopathie, manuelle Therapie und Akupressur. Er beschreibt die fünf Muster, die immer wieder auftauchen — und was in einer sauber abgerechneten Liquidation stattdessen steht.

Fehler 1: Ziffern, die mehrere Leistungen umfassen, nur einmal ansetzen

Das ist der teuerste Fehler, weil er unsichtbar ist: Niemand beanstandet eine Rechnung, auf der zu wenig steht.

Im Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker gibt es Ziffern, die je nach Körperregion oder Anwendung mehrere eigenständige Leistungen bezeichnen. Das bekannteste Beispiel sind die osteopathischen Behandlungen: Die Behandlung des Oberschenkels und die des Unterschenkels laufen unter derselben Grundziffer, sind aber zwei verschiedene Leistungen. Wer beide durchführt, darf beide abrechnen — nebeneinander, am selben Tag, auf derselben Rechnung.

Viele Praxen setzen aus Vorsicht nur eine an, weil sie die Regel „jede Ziffer nur einmal pro Sitzung" verinnerlicht haben. Die Regel ist so pauschal falsch. Sie gilt für dieselbe Leistung, nicht für dieselbe Ziffernnummer.

So sieht es richtig aus: In einer typischen osteopathischen Sitzung stehen Knie, Oberschenkel und Unterschenkel als drei Positionen untereinander, jede mit ihrer eigenen Bezeichnung und ihrem eigenen Betrag. In der ausgewerteten Praxis war das der Normalfall — und es wurde ohne Beanstandung erstattet.

Der Praxistipp: Dokumentieren Sie beim Behandeln, welche Körperregionen Sie tatsächlich behandelt haben. Die Bezeichnung auf der Rechnung muss zur Region passen. „Osteopathische Behandlung der Fußgelenke" abzurechnen, wenn der Oberschenkel behandelt wurde, ist kein Formfehler, sondern eine falsche Angabe.

Fehler 2: Mehrfach erbrachte Leistungen ohne Begründung

Dreimal Schröpfen an verschiedenen Stellen, zweimal Neuraltherapie an zwei Segmenten — das ist alltäglich und zulässig. Was auf der Rechnung dann steht, ist eine Ziffer mit der Anzahl 3 und dem entsprechend vervielfachten Betrag.

Für die Erstattungsstelle sieht das zunächst nach einer auffälligen Position aus. Genau deshalb gehört eine Begründung dazu. In der ausgewerteten Praxis wurde bei Mehrfachansatz durchgehend sinngemäß formuliert: Einzelne Positionen wurden mehrfach angewendet, weil einzelne Behandlungsschritte mehrfach wiederholt werden mussten, dieselben Therapiemaßnahmen für unterschiedliche Teilerkrankungen angewendet und verschiedene Körperteile behandelt wurden.

Dieser eine Satz verhindert die häufigste Rückfrage überhaupt.

Zweiter Aspekt, der oft schiefgeht: Der Betrag wird von Hand ausgerechnet und in ein Freitextfeld geschrieben, statt die Anzahl anzugeben. Dann fehlt auf der Rechnung die Information, dass es sich um dreimal fünf Euro handelt und nicht um eine Leistung für fünfzehn Euro. Die Anzahl gehört sichtbar auf die Rechnung — und in der Abrechnungsdatei für die Abrechnungsstelle stehen Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag ohnehin in getrennten Feldern.

Fehler 3: Begründungen an der falschen Stelle — oder gar nicht

Begründungen sind kein Textblock, den man ans Ende der Rechnung hängt. Sie gehören zu der Leistung, die sie erklären.

Drei Arten von Begründungen kommen in der Praxis ständig vor:

Die Standardbegründung zur Methode. Bei Verfahren, die nicht zur überwiegend anerkannten Schulmedizin zählen, hat sich ein fester Satz etabliert: Es handelt sich um Behandlungsmethoden, die sich in der Praxis als ebenso erfolgversprechend bewährt haben oder die angewandt werden, weil keine von der Schulmedizin überwiegend anerkannte Methode zur Verfügung steht. In der ausgewerteten Praxis stand dieser Satz auf fast jeder Rechnung — nicht als Floskel, sondern als Antwort auf die Frage, die jede Erstattungsstelle stellt.

Die Begründung zum Anlass. „Akuter Fall" ist kurz, aber wirkungsvoll: Sie erklärt, warum die Behandlung zu diesem Zeitpunkt in diesem Umfang nötig war. Sie gehört auf die Rechnung, wenn sie zutrifft — und nur dann. Eine Begründung ist eine Tatsachenbehauptung gegenüber dem Kostenträger; sie automatisch auf jede Rechnung zu setzen, ist keine gute Idee.

Die Begründung zur Qualifikation. Osteopathische Leistungen werden von vielen Erstattern nur anerkannt, wenn der Behandler eine entsprechende Qualifikation nachweist. Der Hinweis auf die Mitgliedschaft in einem Fachverband (etwa „Wir sind Mitglied im ACON-Verband und in der BAO") gehört deshalb zu jeder osteopathischen Position — mit den tatsächlichen Verbänden, nicht mit einem Sammeltext.

Was regelmäßig fehlt: die leistungsspezifische Begründung. Eine Akupressur braucht eine andere Erläuterung als eine Ultraschallbehandlung. „Die Akupressur wurde im Rahmen einer Schmerztherapie durchgeführt" ist ein solcher Satz — kurz, konkret, und in der ausgewerteten Praxis über dreihundertmal ohne Beanstandung verwendet.

Fehler 4: Diagnosen, die die Rechnung nicht tragen

Die Diagnose ist die Begründung für alles andere. Wenn dort nur ein einziger allgemeiner Code steht, wirkt jede darauf folgende Leistung willkürlich — auch wenn sie medizinisch völlig berechtigt war.

Zwei Muster aus der Praxis:

Zu wenig Diagnosen. Bei einer Patientin mit Fehlhaltung, akuten Schmerzen und Blockierung der Brust- und Halswirbelsäule gehören alle drei auf die Rechnung. Jede erklärt einen Teil der Behandlung. In der ausgewerteten Praxis standen im Schnitt drei bis vier Diagnosen pro Rechnung — nicht, um die Rechnung aufzublähen, sondern weil die Behandlung tatsächlich mehrere Befunde adressierte.

Diagnosen ohne Zuordnung zum Tag. Bei mehrtägigen Rechnungen sollten die Diagnosen dem jeweiligen Behandlungstag zugeordnet sein. Eine Behandlungsserie über drei Wochen mit einer einzigen Diagnosezeile oben ist für die Erstattungsstelle schwer nachvollziehbar.

Dazu kommt eine Konvention, die viele Abrechnungsstellen erwarten: eine allgemeine Diagnosezeile mit dem Vermerk, dass es sich um eine medizinisch notwendige Heilbehandlung handelt (in der Praxis als Diagnosecode 000-000 geführt). In der ausgewerteten Praxis stand diese Zeile auf über neunzig Prozent aller Rechnungen — als erste Zeile, ohne Datum, vor den eigentlichen Diagnosen.

Fehler 5: Gebührensätze und Angaben, die nicht zusammenpassen

Der fünfte Fehler ist ein Sammelposten für Unstimmigkeiten, die einzeln harmlos wirken und zusammen eine Rechnung unglaubwürdig machen:

• Gebührensätze wechseln innerhalb einer Behandlungsserie ohne erkennbaren Grund. Der Satz ist eine Eigenschaft des Patientenverhältnisses — Beihilfeberechtigte werden dauerhaft nach Beihilfesatz abgerechnet, Privatpatienten dauerhaft nach dem Satz der Praxis.
• Unvollständige Patientendaten. Für die Abrechnungsdatei an die Abrechnungsstelle sind Geburtsdatum und vollständige Anschrift Pflicht; fehlen sie, kommt die Datei zurück.
• Bezeichnungen, die nicht zur Ziffer passen, weil aus einer Liste ähnlicher Einträge der falsche gewählt wurde (siehe Fehler 1).
• Rechnungsnummern mit Lücken oder Doppelungen. Nummernkreise müssen fortlaufend sein — das ist keine GebüH-Frage, sondern eine steuerliche.

Keiner dieser Punkte führt für sich allein zur Ablehnung. Aber jeder erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Sachbearbeiter genauer hinsieht — und dann auch bei den Punkten 1 bis 4 nachfragt.

Siehe auch: Pflichtangaben auf der Heilpraktiker-Rechnung

Was eine sauber abgerechnete Liquidation ausmacht

Zusammengefasst sieht eine Rechnung, die in der ausgewerteten Praxis ohne Rückfrage erstattet wurde, so aus:

1. Alle erbrachten Leistungen sind angesetzt — auch mehrere unter derselben Grundziffer, wenn verschiedene Regionen behandelt wurden.
2. Mehrfachansatz steht mit Anzahl auf der Rechnung und ist begründet.
3. Jede osteopathische Position trägt den Verbandshinweis, jede besondere Leistung ihre eigene Erläuterung, die Standardbegründung zur Methode steht dabei.
4. Die Diagnosen decken die Behandlung ab, sind dem Tag zugeordnet, und die allgemeine Heilbehandlungs-Zeile steht voran.
5. Gebührensatz, Patientendaten und Nummernkreis sind konsistent.

Das klingt nach viel. In der Praxis ist es Routine — wenn die Dokumentation beim Behandeln entsteht und nicht Wochen später aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird.

Fazit

Die meisten Abrechnungsfehler sind keine fachlichen Fehler, sondern Darstellungsfehler: Das Richtige wurde getan, aber unvollständig oder unklar aufgeschrieben. Wer die fünf Muster kennt, erkennt sie in der eigenen Rechnung sofort — und die Erstattungsstelle findet keinen Anlass mehr, nachzufragen.